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采购控制程序
1.目的
对采购过程进行有效控制，确保采购的产品或符合规定的要求
2.适用范围
适用于本公司对产品及外协件加工方的采购过程包括对相应供应商的选择评价过程
3.职责
3.1总经理负责对合格供应商的批准
3.2采购部
3.2.1负责对供应商包括外协件加工方的选择、调查、评价及合格供应商名录编制
3.2.2负责采购合同的签署及订单的下发
3.3技术部负责外协件的验证
3.4厂部品管负责对采购原辅材料的验证工作
3.4相关部门配合上述各部门开展此项工作
4.工作流程
4.1供应商的分类
A类供应商—供应面料、里料以及外协件供应商
B类供应商—辅料供应商指线、扣等辅助材料以及装饰品的供应商
C类供应商—包装材料的供应商如胶袋、纸箱等
4.2供应商的选择与评价
4.2.1 A类供应商/B类供应商由采购部负责对供应商进行调查选择包括对其资料的收集工作，填写“供应商调查表”。
—提供面料以及里料的供应商应至少提供以下资料的复印件：
a. 供应商营业执照
b. 产品报价单
c. 质量管理体系认证证书（必要时或顾客有需求时）
—外协加工厂应至少提供证明资料
a.公司营业执照
b. 公司主要加工的服装类型
4.2.2 对于A/B两类供应商资料收集齐全后由采购部负责人组织有关部门/人员如技
术部、厂部等进行评价，评价结果形成“供应商评价记录”，根据评价结果，
由采购部编制 “合格供应商名录”，总经理或其授权人批准后作为公司的合格供应商，以备采购时选用.
4.2.3 对于已经长期合作的此类供应商，没有上述资料的，由采购部负责收集并从相
关部门收集其以往合作业绩进行评价，执行4.2.2规定，对于以往合作产品质
量不稳定或不合格次数累计超过3次的供应商不再考虑，除非有特殊情况如目前国内仅此一家，但必须经总经理批准；对于有上述资料的则只评价其以往合作业绩，执行4.2.2规定。
4.2.4对于C类供应商只对其进行产品质量和价格方面评价，不做资质评价，C类供应商应至少提供其产品报价单以供选择评价用。
4.2.5所有评价合格的供应商都列入“合格供应商名录”，经采购部负责人审核，总经理或其授权人批准后备用于有采购需求时用。
4.3采购信息
4.3.1对于产品的采购，由运行部仓库根据仓库库存情况，填写“申购单”，交采购部，
由采购部采购负责人从“合格供应商名录”中选择相应的供应商转为“订货单”实施采购，必要时与其洽谈采购合同等事宜。
4.3.2每次采购订单/合同由采购部负责人批准后传与供应商。
4.3.3订货单应明确以下内容：
a.采购的产品名称
b.料号/长度宽度等技术要求
c.数量
d.交付期限
e.单价
f.产品的验收方式（当产品的验收需要到供应商处进行时，其他情况不必注明）
4.3.4采购交货情况由运行部仓库管理人员负责跟催，填写“请购物资跟踪表”。
4.3.5对于需要委外加工时，由运行部填写“工艺单”经运行部负责人确认后交采购部从“合格供应商名录”中选择相应的供应商委外加工，对委外加工过程的管理具体见《委外加工过程控制程序》。
4.4采购产品的验证
4.4.1原辅材料
4.4.1.1供应商送货到公司后，由运行部仓库负责依据供应商的送货单、我方的“订货单”与实物对照进行初步验收，主要验收内容：
a.产品的名称
b.规格/型号
c.数量
4.4.1.2实物、我方订货单与供应商的送货单相符后，由仓库管理员负责暂时收货，同时在供应商送货单上注明“来料暂收，验收作实”，同时报请厂部品管依据《产品监视和测量控制程序》以及相应的产品检验标准进行抽样检验实验。
4.4.1.3对于供应商分批交付情况，验证时根据供应商的送货单与实物进行核对，相符后报请厂部品管报请厂部品管依据《产品监视和测量控制程序》以及相应的产品检验标准进行抽样检验实验。
4.4.2外协件
4.4.2.1对于外协件送货到公司后，由运行部仓库根据“工艺单”与货物进行核对，执行4.4.1.1之规定，符合后通知技术部依据《产品监视和测量控制程序》以及相应的产品检验标准进行验收。
4.4.2.2. 对于根据供应商进行检验试验结果判断是否合格的情况，由采购部在下“订货单”时注明，送货到公司后，除了验收4.4.1规定的内容之外，还应检验是否有检验报告。
4.4.3 对于验收过程中发现的不合格品如产品属于非采购的或检验试验结果发现的不合格品，由仓库通知采购部依据《不合格品控制程序》规定实施。
4.4.4 对于送货单数量与实物不相符情况，运行部仓库通知采购部或技术部与各自管辖范围内的供应商进行处理；对于多次出现这种现象，执行《纠正/预防措施控制程序》规定。
4.5供应商的业绩跟踪与分析
采购部对供应商的每次合作业绩主要是供货质量、交期遵守情况等方面应进行跟踪统计，填写“供应商业绩跟踪统计记录”为下年度再评价的提供依据。
4.6供应商再评价
4.5.1每隔一年由采购部负责对当年所有的合格供应商组织相关部门重新评价一次，主要评价其本年度供货质量的稳定性以及交付期限的遵守情况。
4.5.2再评价过程中，发现供应商有严重不符合规定要求的现象如供货质量累计五次不合格或交付期限累计五次不合格，则取消其资格，由采购部负责通知，同时更新“合格供应商名录”，执行4.2.2之规定。
4.7供应商的再开发
采购部可以根据公司的业务发展需要，不断开发新的供应商，对新开发的供应商依据上述规定进行管理。
5相关文件
不合格品控制程序
委外加工过程控制程序
纠正/预防措施控制程序
6相关记录
AYL/QR-046供应商调查表
AYL/QR-047供应商评价记录
AYL/QR-048合格供应商名录
AYL/QR-049订货单
AYL/QR-021申购单
AYL/QR-050供应商业绩跟踪统计记录
AYL/QR-056工艺单
请购物资跟踪表
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